Projektový plán
- rozsáhlá činnost na začátku projektu, kdy se vytváří projektový plán
- algoritmická činnost, existují počítačové nástroje, které podporují vytvoření plánu a vypracování plánu projektu
- promysli si činnosti
- kde je to možné, využívej plán z předchozích úspěšných projektů
- využívej vzorové dokumenty
- začni od začátku
- na začátku se nezbývej detaily, ale většími celky
„Začni od začátku“
- překontroluj všechny základní dodávky
- vytvoř základní struktury prací (WBS = Work, Breakdown, Structure = rozložit projekt na časové etapy)
- odhadni pracnost (kolik pracovních hodin zaberou jednotlivé činnosti)
- vytvoř síťový diagram (jak činnosti půjdou časově za sebou)
- přiděl zdroje (lidé, peníze, materiál apod.)
- dolaď plán a doplň milníky
- do síťového grafu doplň body milníky), podle kterých budeme kontrolovat průběh činností
1. překontroluj základní dodávky
- definice projektu: dodávky x přístup (něco zajistíme sami, něco nakoupíme)
- nástroje pro odhady
- dostupnost zdrojů
- WBS z předchozích projektů
- dbát na to, aby technický vedoucí respektoval platné normy
2. struktura prací – WBS
- urči, jak organizovat strukturu prací
- založenou na časovém průběhu tj. plánování, analýza, konstrukce, výstavba, test, předání do provozu
- založenou na dodávkách tj. aplikace on-line, datový sklad, datové tržiště, nástroje uživatele
- geograficky orientovanou tj. pilotní test v Libereckém/Plzeňském/Jihočeském kraji
- další
- každá struktura musí pokrývat všechny práce
- pro strukturu není důležitá časová posloupnost
- odhad prahového rozlišení – jak detailně rozdělit práce
- souhrnné činnosti – souhrnná činnost je složena z několika detailních činností
- detailní činnosti
- úroveň 0 je projektová úroveň
- rozděl práce na vrchní úrovni
- pokud jsou některé práce větší než odhadnutý práh detailu, je nutno rozdělit tyto práce na nižší
3. odhad pracnosti
- nejprve odhadni pracovní hodiny pro WBS
- odhad doby trvání dostaneme po přidělení zdrojů
- odhad nákladů se vytváří až po dokončení celého plánu
- jsou požadovány náhrady na celý životní cyklus?
- zahrnout náklady a práci zákazníka?
Techniky odhadování
1. předcházející historie
- hlášení o skutečném průběhu prací z předcházejících projektů
- oborové databáze
- benchmarking (porovnání s projekty úspěšné organizace)
2. analogie
- když nemáš detailní počty hodin, vyhledej podobné projekty a činnosti
- tato metoda je rychlá, ale méně přesná
3. poměřování
4. expertní odhad
- provádí člověk, který již podobnou činnost někdy dělal
5. parametrické modelování
- užívá modelovací a matematické prostředky
- jeden parametr reprezentuje pracnost, náklady celé činnosti, projektu (př. náklady na dálnici jsou 1 mil. USD na 1 míli 1 jízdního pruhu. Jaké jsou náklady na 10 mil 4 proudové dálnice?)
- struktura prací WBS
- struktura práce
- odhadni všechny práce na detailní úrovni
- sečti odhady všech prací na této úrovni
- přidej odhady na nenadálé události
- WBS je metoda časově nejnáročnější, ale nejpřesnější
4. vytvoř síťový graf
- časová posloupnost činnosti
- vyhledej vazby mezi činnostmi, které se mohou vykonat paralelně
- vyhledej vazby mezi činnostmi, které musí počkat, až předchozí činnost skončí
- síťový graf má 1 začátek a 1 konec
- soubor zavazbených úloh je větev grafu (cesta)
Vazby mezi činnostmi
FS (Finish To Start)
- činnost A musí skončit, než začne činnost B
- nejobvyklejší vazba
- začátek může být posunutý (vkládání záporného času)
- činnost A stále probíhá
Kritická cesta
- určuje, jak dlouho bude projekt trvat
- cesta grafu s nulovou časovou rezervou
- každé zpoždění na této cestě způsobí zpoždění celého projektu
- můžeme definovat začátek, dostaneme konec projektu a naopak
- ASAP = činnosti začnou co možná nejdříve
- ALAP = definuje konec – dostaneme údaj, kdy nejpozději musíme začít s prací
- vypočítává se automaticky nástrojem pro projektové řízení
- pro řízení je nutné ji znát
- během postupu se může měnit
- opět se automaticky vypočítá cesta
Řízení plánu projektu
- kontroluj plán pravidelně ( 1x týdně, u větších projektů 2x týdně)
- je-li třeba, aktualizuj plán podle skutečných pracovních hodin
- urči, zda existují některé další aktivity, které měly být dokončeny a dokončeny nejsou
- pro aktualizaci plánu přepočítej plán, zjisti, zda náklady a doba trvání je vyhovující
- určit znovu kritickou cestu
- využívej SW k další kontrole
- zkontroluj projektový rozpočet
- proveď další analýzy, které ukazují, zda je projekt v nesnázích
- uprav plán tak, aby popisoval, zda budou zbývající práce dokončeny
- 1x měsíčně uprav budoucí práce tak, aby zachytily každou přídavnou informaci
Příznaky potíží – rozvrh
- činnosti mají tendenci překračovat rozpočet nebo se opožďovat za plánem ihned na začátku projektu
- malé odchylky se zvětšují, zvláště na začátku projektu
- odhal činnost, o kterých jste předpokládal, že jsou hotovy, ale na nichž se stále pracuje
- musíš se spoléhat na neplánové přesčasy, abys splnil termín (zvláště v počátečních stadiích projektu)
- morálka týmu klesá
- kvalita dodávek se zhoršuje
- kroky kontrolující kvalitu, zkušební činnosti a čas na řízení projektu se začínají omezovat (oproti plánu)
Jak přivést zpět projekt do původně plánovaného stavu?
- přesčasová práce (způsobí růst nákladů)
- přerozdělení zdrojů na kritickou cestu
- výměna zdrojů
- zlepšení procesů
- „stlačení“ (crashing) rozvrhu = posílení kritické činnosti i za cenu zvýšení nákladů
- „nulová tolerance“ změn rozvrhu
- znovu získat důvěru
- zlepšit morálku
- zkoumat znovu rozsah (upravit termín)
Příznaky potíží – rozpočet
- projekt může probíhat podle plánu, ale rozpočet může být překročen, protože některé aktivity trvale déle, než se předpokládalo
- závazné aktivity nebo projektové náklady chybí v původních odhadech
- práce jsou prováděny mimo schválený projekt nebo obchodní požadavky
- některé náklady mohou být rozpočtovány v jiném časovém období
- rozpočet nemusí být překročen, pokud je v předstihu i rozvrh
Jak přivést projekt zpět do původního rozpočtu?
- neplatit přesčasovou práci (lze použít pouze krátkodobě)
- vyměnit lidské zdroje
- eliminovat nebo potlačit nepracovní náklady
- zlepšit procesy
- „nulová tolerance“ změn rozpočtu
- znovu získat důvěru
- využít eventuality v rozpočtu (pokud je počítáno s rezervou)
- zkoumat znovu rozsah
Příznaky potíží – pracnost
- aktivity spotřebují více hodin než bylo odhadnuto
- obvykle se ukazuje, že práce trvá déle než bylo rozvrženo nebo že náklady jsou vyšší než rozpočet
Řízení plánu projektu
- tolerance (každý projekt by měl počítat s určitou rezervou)
- řízení dle hodin (používá se tam, kde jsou činnosti placeny v hodinové sazbě)
- řízení dle řádného (plánu) termínu
- řízení podle procenta dokončení práce (souvisí s vytvořenou hodnotou)
Vytvořená hodnota (Earned Value EV)
- plánované náklady na vykonanou práci (BCWP)
- skutečné náklady na vykonanou práci (ACWP)
- plánované náklady na plánovanou práci (BCWS)
50% 70% 100% ……….. hodnota plánu – splněno 70% - náklady dle plánu
- skutečnost 50 % práce, náklady
t
EV = p x BCWS = BCWP
p …. procento plnění
plán
CPI (akumulované N)
skutečnost
překročení nákladů - nemusí
….. překročení nákladů – nemusí být pravda, není zde zahrnuta skutečnost, co bylo realizováno v projektu – vypočteme EV
Odchylka nákladů
CV = BCWP – BCWS
Odchylka v rozvrhu
SV = BCWP – BCWS
Index efektivnosti nákladů
CPI = BCWP/ACWP
Index dodržení rozvrhu
SPI = BCWP/BCWS
Odhad zbývajících nákladů
ETC = BCWS/CPI
Nový konečný rozpočet
BAC = ACWP + BCWS/CPI
- manažer by se měl snažit, aby CPI byl roven nebo menší než 1
- CPI se používá pro odhad nákladů do budoucnosti
Žádné komentáře:
Okomentovat