9) Správa dokumentů

Správa dokumentů

Správa dokumentů – znalostní management
­ systematický proces organizování a uchovávání znalostí, takže mohou být znalosti získávány zpět, využívány a prezentovány způsobem, který jim zajišťuje hodnotu a umožňuje jejich pochopení
­ pojmy: data, informace, znalosti

Správa dokumentů

Problémy s dokumenty u velkých projektů
- více než 1 osoba pracuje na jednom dokumentu
- těžko se hledají dokumenty
- těžko se pozná stav dokumentu
- osoby, které mohou dokumenty aktualizovat
- několik konvencí pro pojmenování dokumentů
- nekonzistentní formátování
- uschovat, co je důležité, ostatní skartovat


Strukturovaná data vs. nestrukturovaná data

strukturovaná data nestrukturovaná data
- pole, záznamy, soubory, tabulky - dokumenty, obrázky, grafika, text, video, chat
- kód, modely, písmo - těžko lze najít nástroje, i když dnes již existují
- spoléhat se na nástroje, databáze - nástroje pro správu dokumentů
- těžko lze organizovat bez nástrojů nebo struktur - možno organizovat bez nástrojů

Ukládání dokumentů
- adresářová struktura
- sdílení
- skříň s pořadači

Nástroje pro tvorbu dokumentů
- Word, WordPerfect, Adobe, Excel
- používejte standardní software a standardní verze

Standardy pro jména dokumentů
- „20021126 Jan Novák Hlášení….“ sled: podle data
- „Jan Novák 20021126 Hlášení….“ sled: podle jména

Stav dokumentu
- „koncept“
- „čeká na schválení“
- „schváleno“

Standardní formát
- záhlaví, zápatí, font, titulní list

- Archiv dokumentů
- logická/fyzická organizace
- přístupová práva
- používaná verze
- klíčová slova, indexace

Pracovník archivu dokumentů
- je odpovědný za procesy archivace
- je odpovědný za správné vedení archivu
- koordinuje činnosti
- zřizuje, udržuje a uplatňuje normy a monitoruje jejich vhodnost
- identifikuje/řeší problémy
- monitoruje a kontroluje přístup a aktualizuje jej
- určuje, kdy je třeba archivovat dokumenty, provádí archivaci a skartaci

Archivace a skartace
- dlouhodobá hodnota
- časová hodnota
- procedury aktualizování archivu
- zálohování
- periodické kontroly

Periodické kontroly
- co bylo zálohováno a skartováno
- dokumentace je ukládána na správném místě
- dokumenty jsou správně indexovány a kategorizovány tak, aby měly přístup určené osoby
- dokumenty se pravidelně zařazují alespoň na konci každé velké fázi projektu


Životní cyklus dokumentu

Počáteční tvorba dokumentu
- kratší doba trvání
- vyšší pracovní úsilí
- převažuje pracnost

Zpětná vazba a modifikace (iterace)
- interní kontrola
- kontrola účastníky projektu
- kontrola managementu
- delší doba trvání
- menší pracovní úsilí
- převažuje doba trvání

Schválení
- písemné
- „už nejsou připomínky“

- technologie/nástroje ovlivňují procesy
- dokumenty projektového produktu vs. dokumenty projektového managementu
- dokumenty o skončení projektu
- firemní archivy
- pracovní oblast

Postup prací
- začíná se v pracovní oblasti autora
- přesune se do knihovny konceptů
- kopie se přesune zpět do pracovní oblasti, po aktualizaci do knihovny konceptů (verze 1.1, 1.2…)
- po schválení přesun do archivu
- možnost vytáhnout do pracovní oblasti pro další aktualizaci (verze 2.0, 3.0…)

- výstupní formulář dokumentu
- logický návrh (dokumentu) archivu
- dokumenty projektového produktu Konečný/koncept/dokument se upravuje¨
- dokumenty projektového řízení: - definování projektu
- komunikace
- prezentace
- finanční informace
- plány projektu
- stav projektu: - hlášení
- zprávy z porad
- odkazy semináře\vzorové dokumenty\other reference
- pracovní oblast zdroj 1\zdroj 2 (…)