4) Řízení rozporů

Řízení rozporů

ROZPOR = VELKÝ PROBLÉM!!!

- oficiálně definovaný problém, který má vliv na postup projektu a u něhož se nedosáhlo dohody
- jeho řešení je mimo vliv projektového týmu
- projektový manažer buď řešení sám navrhne nebo nevrhne řešení někomu z projektového týmu
- různé varianty řešení, je třeba najít to nejlepší – svolá se porada, je potřeba dojít k dohodě o postupu řešení problému

Stanovení odpovědnosti projektového manažera a investora
- vedoucí projektu je odpovědný za proces
- vedoucí projektu a investor jsou odpovědní za dohodu o řešení sporu
- vytvoř jasný rozhodovací prostor
- poskytni prostor pro projektový audit

Ujisti se, zda se skutečně jedná o rozpor
- je situace relevantní s projektem?
- bude mít významný dopad na projekt?
- bude vyžadovat rozhodnutí projektového manažera a investora?
- bude potřeba dalšího objasnění a zkoumání?

- snaž se najít příčinu
- urči, zda může být napravena příčina nebo zda odstraníme pouze symptomy


Techniky řešení rozporů

1. diagram rybí kost (Ishikanův diagram)

management lokalita (např. nedostatek parkovacích míst)

vysoká
fluktuace

místo na trhu výhody

- 40. léta 20. století
- výhody: vizuální představa příčin problému, podporováno brainstormingem (kolektivní řešení problému)
- nejdříve se řeší - problém

2. analýza podstatné příčiny
- ptej se řadou otázek uvozených „proč?“
- ředitel závodu šel podél montážní linky a viděl kaluž vody na podlaze. Uvědomil si, že je to nebezpečné pro pracovníky a zavolal vedoucího, aby někdo louži utřel. Vedoucí šel po kořenu příčiny a zeptal se „proč?“. Objevil nahoře prosakující potrubí. Opět se zeptal „proč?“. Objevil, že tlak vody je příliš vysoký. Opět se zeptal „proč?“. Příčinou problému byl vadný redukční ventil.

3. Paretova analýza
Příčina 1 115 115 53 %
Příčina 3 50 165 77 %
Příčina 2 25 190 80 %
Příčina 6 15 205 95 %
Příčina 4 5 210 98 %
Příčina 5 5 215 100 %

- Pareto – italský ekonom
- zákon 80 na 20
- 80 % problémů je způsobeno 20 % příčin
- může se použít tam, kde se setkáváme s různými příčinami a můžeme je měřit za určité období
- příčiny sestavíme do tabulky od největšího počtu výskytu
- poslední sloupec je kumulovaná hodnota

počet poruch % poruch

kumulativní počet poruch

typy poruch

Co dělat, když zápolíte s velkým problémem nebo několika rozpory?
- zařaď velké rozpory před menší
- použij přístup „rozděl a panuj“
- vyhledej vztahy nebo příbuznosti mezi rozpory
- vytvoř skupiny z příbuzných rozporů
- řešte rozpory co nejdříve - ASAP
- pozorně sledujte následky řešení rozpory
- využijte ty, kdo identifikovali rozpor, aby našli řešení
- ti, kdo jsou nejblíže problému, jsou také nejschopnější nabídnout řešení
- někdy mohou rozhodovat členové týmu
- někdy neexistuje žádné dobré řešení
- rozhodování mezi špatnými alternativami (vybrat tu nejméně špatnou)

- zaveď proceduru řešení rozporu hned zpočátku projektu
- angažuj zákazníka hned na začátku do řešení do řešení rozporů
- když je rozhodnuto, vykonej plán akcí

Plán akcí obsahuje:
- činnosti, které se musí vykonat
- odpovědného člena týmu
- termíny
- pracnost (v hodinách)
- předpoklady

- zajisti, že plán akcí je doplněn do plánu projektu

Formální výstupy (dokumenty)
- formulář hlášení rozporu
- deník rozporu = obsahuje datum nahlášení rozporu, kdo ho nahlásil, vliv na projekt, odpovědná osoba, obsahuje i řešení
- datum uskutečnění, odpovědná osoba