1. Co je projekt (dva aspekty, cíl, projektový produkt, dočasnost, unikátnost)
- úkolem institucí nebo podniků je vykonávat nějakou smysluplnou práci; ta se obecně skládá z jednotl. operací nebo projektů a tyto dvě formy se mohou prolínat.
- projekt je časově omezené úsilí vedoucí k vytvoření unikátního produktu nebo služby
- tři parametry projektu – čas, náklady, provedení (kvalitativní stupeň, užitná hodnota)
- je definován rozsah, rozpočet, určitý výsledný produkt a určené zdroje
- dílo je unikátní
- nejsou to rutinní práce, pomocné práce
- dvě fce projektu – definuje nějaký cíl, změnu, budoucí stav – projektový produkt, nejprve se vytváří model projektového produktu
– ukazuje cestu k dosažení této změny – projektový management
- projektový produkt – výstup projektu – je dodávka hmotné nebo nehmotné povahy, kterou zabezpečuje nositel projektu, pomocí vstupu se realizuje projekt.
- modely se dělí na ikonické (takové, které poměrně věrně zobrazují realitu a liší se pouze rozměrem) analogové (většinou se liší vzhledem velice od objektivní reality, většinou realizovány na analogovém počítači, např. pohon elektr. lokomotivy) a symbolické (matematické – popis chování systému pomocí soustav rovnic a grafické – např. technické výkresy, časové plány, blokové diagramy)
- cíl projektu je základním motivem pro zavedení projektu a projevuje se určitým dopadem projektu na své okolí, cíl může mít povahu hmotnou (postavení elektrárny) nebo nehmotnou (nová org. podniku)
- projekty na všech úrovních podniku
- dočasnost projektu znamená, že každý projekt má definován začátek a konec, konce se většinou dosáhne splněním cílů projektu, dočasnost nemusí nutně znamenat krátké trvání, neboť mnoho projektů probíhá několik let, v každém případě je však doba trvání projektu konečná, projekty nejsou opakovatelné činnosti; mnoho projektů slouží k vytvoření trvalých výsledků (např. od památníku se očekává, že přetrvá celá století)
- dočasná povaha projektů může být dána i jinak, např.
: příležitost nebo okno na trhu je obvykle dočasné – mnoho projektů má limitovaný časový rámec
: projekt. tým jen zřídka přežívá svůj projekt – po dokončení je tým rozpuštěn
- unikátnost znamená že produkt nebo služba se nějakým významným způsobem liší od všech podobných produktů nebo služeb
- produkt nebo služba mohou být unikátní, i když patří do kategorie, která je početná (např. tisíce úředních budov, ale každá je unikát – má jiného vlastníka, odlišní architektonický návrh, jiné umístění, jiné dodavatele)
- neboť výsledek každého projektu je unikátní, musí být realizace význačných prvků výrobku nebo služby pečlivě připravena krok za krokem, což znamená, že se postupuje po určitých činnostech, krocích, inkrementech
2. Co je projektové řízení (vztah nákladů, termínů a kvalitativního stupně, kořeny projektového řízení)
- projektové řízení je používání znalostí, dovedností, nástrojů a technik při projektových činnostech, aby se splnily nebo překročily požadavky a očekávání, které investor a zákazník klade na projekt, což často znamená balancovat mezi protichůdnými požadavky a rozdílnými faktory, jako jsou např.:
- rozsah, čas, náklady a kvalitativní stupeň projektu
- účastníci projektu s různými potřebami a očekáváními
- identifikované (potřeby a neidentifikované požadavky (očekávání)
- projektové řízení nebo projektový management je řízením takových úloh, které sledují přesně vymezený cíl, musí být splněny v určitém termínu, s určitými náklady a vystupuje v nich většinou velké množství partnerů, tyto úlohy se nazývají projekty
- cílem projekt. manag. je realizovat projekt – změnu ve stanoveném čase, nákladech a kvalitě
- tři parametry projektu (čas, náklady, kvalitativní stupeň), jsou v určitém vzájemné vztahu; některý z nich může být např. zdůrazňován zákazníkem na úkor ostatních; klademe-li důraz na kvalitativní stupeň, většinou se zvyšují nároky na peníze a na čas; při omezených nákladech se musíme spokojit s jiným, levnějším provedením díla a chceme-li provést změnu v kratším termínu a na vysokém kvalitativním stupni, znamená to většinou zvýšení nákladů; proto je třeba hned na začátku prací na projektu určit, jaké bude provedení (kvalit. stupeň), za jakou cenu a v jakém termínu
- projektové řízení se jako pojem a profese objevilo v 60. letech v USA, přístupy mají dvě krajní meze: 1. přístup: klasický – soustřeďuje se na zavedení trvale udržovaných a optimalizovaných systémů, odpovídá postupnému vývoji; 2. přístup: projektový – se soustřeďuje na naplnění požadovaných výstupů, projektový přístup představuje skok
kořeny:
- základem oboru projekt. manag. je řízení, teorie řízení je obsažena v kybernetice, která vznikla v období 2.sv. v. a zakladatelem je N. Wiener, který principy popsal v knize „Věda o řízení a sdělení ve strojích a v živých organismech“
- řízením v prům. výrobě se zabývalo mnoho vědců, kteří položili základ k vědeckému řízení, zakladatelem byl F. W. Taylor v knize „Základy vědeckého managementu“, dále H. L. Gantt, který je známý svými grafickými metodami pro potřeby plánování, jež se používají dodnes při rozvrhování projektů
- dále je důležitá teorie informace – tj. tok informací uvnitř projekt. nebo podnik. prostředí a výměna inform. s okolním prostředím
- z teorie systémů je v projektovém řízení využíván systémový přístup k řízení
- za vědecké základy, na kterých je vybudováno projektové řízení, lze považovat kybernetiku, teorii systémů a teorii vědeckého managementu
- projekt. řízení se velmi dynamicky rozvíjí, už v roce 65 byla založena světová org. projekt. řízení, původní název INTERNET později se přejmenovala na International Project Management Association IPMA, v ČR vyústilo v založení Společnosti pro projektové řízení v roce 1989 a také od toho roku je součástí IPMA
- s projekty mohou být spojeny další typy aktivit:
- programy – program je skupina projektů řízených koordinovaně ta, že celkového výsledku by se při řízení jednotlivých projektů nedosáhlo (např. konstrukce letadla) nebo programy také mohou zahrnovat řadu opakovaných nebo cyklických činnosti (např. vydávání novin)
- subprojekty – jsou částmi projekty, který se dělí na několik jednodušeji řiditelných součástí. Subprojekty mohou být zadány k realizaci externí firmě nebo jinému funkčnímu oddělení uvnitř provádějící organizace (např. jedna projektová fáze, instalace vody či elektřiny u stavebního projektu atd.)
3. Předprojektové činnosti
- projekt je vhodné dělit do menších celků – fází, které jsou snáze řiditelné než-li celý projekt
- buď se nazývají předprojektové činnosti nebo předprojektová fáze nebo jsou zahrnuty do projektu jako první fáze
- z hlediska samotného projektu jsou velice důležité, protože v jejich závěru rozhodujeme, zda je možné projekt uskutečnit nebo ne
- předprojektové činnosti mají tyto etapy:
- identifikace příležitostí změn: vypracovává se studie možností „Opportunity study“, slouží pro identifikaci možností a pro vyhledávání priorit (např. se zabývá: rozborem přírodních zdrojů, možností jejich dalšího zpracování a využití, budoucí poptávkou po daném druhu zboží, možností dovozu a vývozu, analýzou daného odvětví v sousedních zemích, na kontinentu a ve světě)
- předběžný výběr a definování projektu: vypracovává se předběžná studie proveditelnosti „Pre-feasibility Study“, vypracovává se v případě, že technicko-ekonomická studie proveditelnosti je nákladná a dlouhodobá záležitost; v této studii se hodnotí projekt a studie může mít závěry (projekt je jasný a průhledný, že je možno v této fázi o něm rozhodnout kladně; projekt vyžaduje podrobnou analýzu ve studii proveditelnosti; některé části projektu jsou kritické a vyžadují hlubší zkoumání funkcionálních nebo podpůrných studií; informace vedou k negativnímu rozhodnutí o projektu
- podpůrné nebo funkcionální studie: tyto studie pomáhají při rozhodovacím procesu, vypracovávají se zejména u rozsáhlých projektů, např. u investiční výstavby jsou studie lokality, studie surovin a dalších vstupů
- studie proveditelnosti „Feasibility Study“: tj. snad nejdůl. část celého projektového cyklu; musí poskytnout technickou, ekonomickou a komerční základnu pro rozhodnutí o projektu; studie proveditelnosti u projektu inv. výstavby může například obsahovat (cíl, strategie a historie projektu; analýza trhu a marketingová studie; suroviny, materiálové vstupy a energie; umístění projektu a jeho vliv na prostředí; technologie a technické zajištění projektu; rizikové aspekty projektu; pracovní síly; plán realizace projektu; ekonomické hodnocení projetku)
4. Struktura projektového řízení
- základy projektového řízení podává základní výklad pro porozumění projekt. řízení
- úvod definuje zákl. pojmy a poskytuje přehled o tom, co tato publikace obsahuje
- projekt. řízení a jeho okolí popisuje prostředí
- procesy projekt. řízení poskytuje všeobecný přehled o tom, jak spolu různí činnosti projektového řízení vzájemně souvisí
- okruhy znalostí projektového řízení popisuje teorii a praxi projektového řízení jako znalosti, dovednosti a procesy, z nichž se skládá
- základní soubory znalostí projekt. řízení
- vypracování projekt.plánu – shromáždění výsledků ost. plán. procesů a vytvoření z nich jednoho dokumentu
- plnění projekt. plánu – uskutečňování projekt. plánu vykonáváním činnosti, které obsahuje
- řízení rozsahu projektu – popisuje procesy nezbytné k tomu, aby projekt obsahoval všechny práce, ale jen ty, které jsou požadované a které jsou potřeba k úspěšné kompletaci projektu
- časové řízení projektu – popisuje procesy nezbytné k zajištění včasného dokončení projektu (určení činností, časová sekvence činností, odhadu dob trvání)
- řízení nákladů projektu – popisuje procesy nezbytné k zajištění dokončení projektu s odsouhlaseným rozpočtem
- všeobecné změnové řízení – představuje koordinaci změn během celého projektu
- řízení kvality projektu – aby projekt splnil požadavky, na něj kladené
- řízení personálních zdrojů projektu – co nejefektivnější využití lidí zapojených do projektu
- řízení projektové dokumentace – k zajištění časově a věcně správnému generování, sběru, rozeslání, uchování a určení základní dispozice projekt. informace
- řízení rizika projektu – procesy týkající se analýzy a citlivosti na rizika projektu
- řízení obchodní činnosti projektu – procesy týkající se obstarání externího zboží a služeb vně organizace
- v dodatcích se popisuje metoda postupu projektu pomocí analýzy „vytvořené hodnoty“ a softwareová podpora projekt. řízení
5. Systémový přístup k řízení
- manažerské metody a postupy prošly mnoha změnami; pokrok v rozvoji systémů přispěl významně k těmto změnám
- všechny pokrokové řídící metody (štíhlá org.struktura, reinženýring) přistupují k řízení ze systémového hlediska
- systém je definován jako soubor elementů a vazeb mezi nimi; prvky systému vyvíjejí nějakou aktivitu, mají určitou funkci nebo jsou zapojeny do nějakého pracovního postupu ke splnění určitého cíle systému
- kolem nás je veliké množství systémů, proto je nutné je roztřídit
- pro účel systémového přístupu k řízení je nejnázornější hledisko třídění podle vlastností prvků systému – Bouldingovo třídění systémů (statistická struktura; mechanický systém; kybernetický systém; otevřený systém; genetický systém; zoologický systém; systém lidského jedince; sociální systém; transcedentní systém)
- dále se zabýváme jen systémem lidského jedince a systémem sociálním, což jsou systémy, ve kterých vystupuje buď člověk jako jedinec nebo ve společnosti
- obecné rysy těchto systémů:
- interakce s prostředím
- účelovost
- samoregulovatelnost (stabilita systému)
- samonastavitelnost
- každý systém má nějaký smysl, důvod své existence; u systému v podnikat. prostř. může být důvodem jeho existence vytváření maximálního zisku, rozšíření podnikat. subjektu, získání urč. podílu na trhu
- systémy od třetí třídy jsou schopny se samoregulace udržovat ve stabilním stavu, např. podniková organizace se neustále snaží o stabilitu
- řízení je souhrn činností vedoucí k co nejlepšímu souladu mezi vytyčeným cílem a realitou (tato definice se dále upravuje podle toho, co je řízeno nebo jaký systém je řízen)
- řízení může být charakterizováno jako umění a věda
- umění v řízení souvisí s obratností řídit se intuicí, mezilidskými vztahy a obecnými předpisy na cestě za dosažením cílů
- věda v řízení se projevuje jako technická aplikace teorií, algoritmů, modelovacích postupů, využití počítačů a různých programů pomáhajících rozhodování tak, aby bylo daných cílů dosaženo
- klasické řízení obsahuje pět základních funkcí:
- plánování
- organizování
- personální práce s lidmi
- vedení lidí
- kontrolování
6. Základní pojmy v řízení: Plánování
- plánování znamená vytvoření řídícího schématu, které určuje akce a jejich pořadí vedoucí k dosažení daného cíle (např. má-li být skupinové úsilí efektivní, musí každý vědět, co má udělat, tj. základní fce plánování)
- plánování staví cestu mezi tím, kde jsme a tím, kam se chceme dostat; náhody mohou změnit i ten nejlepší plán
- plánování dává odpovědi na otázky:
- co je třeba udělat
- kdo to má udělat
- pro koho to má udělat
- kdy to má udělat
- plánování je těsně svázáno s kontrolováním; plán slouží jako výchozí podklad pro kontrolu
- plánování (dlouhodobé i krátkodobé) by mělo obsahovat tyto aspekty:
- cíl – poznání příležitosti uskutečnit činnost
- přístup – definovat, jaké metody se použijí k dosažení stanoveného cíle
- zdroje – definovat a získat prostředky k podpoření potřebných akcí k dosažení cíle
- časový harmonogram – logický popis časově vzájemně vázaných akcí
- prognóza výsledků – předpověď očekávaných výsledků navržených akcí s ohledem na možné překážky
- rizikové události – určení náhradních nebo korekčních činností v případě nepříznivých výsledků
- politika – všeobecný návod pro provedení akcí bez ohledu na účastníky
- postup – detailní popis použité politiky ve vztahu k akcím pro dosažení daného cíle
- úroveň výsledku – stanovení min. přijatelné kvality výsledků
- audit – zhodnocení činností, výsledků a vynalož. zdrojů ve vztahu k dosaženému cíli
- poučení – využití výsledků plánovaných akcí k vylepšení následně plánovaných akcí
- v projekt. plánování se často setkáváme se zaváděním nových technologických systémů do provozu; pro zavedení nových systémů máme několik možností:
- paralelní konverze – existující a nový systém pracují simultánně až do doby, kdy je naprostá důvěra ve správnou funkci nového systému
- přímá konverze – starý systém je zcela odstraněn na funkci přebírá nový
- fázová metoda – moduly nového systému jsou postupně zaváděny při použití paralelní či přímé konverze
- pilotní konverze – nový systém je plně zaveden jak průzkumný v jedné části organizace, po osvojení se zavede i v ostatních
- v souvislosti se zaváděním nových systémů se můžeme setkat s pojmem high technology
- špičková technologie využívá novým způsobem nové poznatky z elektroniky, zpracování dat a fyziky materiálů, aby vytvořila nové výrobky nebo služby; je charakterizována komplexností a rychlým životním cyklem
Žádné komentáře:
Okomentovat