10. Základní pojmy v řízení: Kontrola
- kontrola je činnost, která usměrňuje události tak, aby se shodovaly s plánem; obsahuje zjišťování odchylek od cílů a inicializuje nápravné akce, které zajistí očekávané cíle
- efektivní kontrola lidských a materiálových zdrojů značně přispívá k celkové úspěšnosti projektu
- kontrola je fce, která musí mít neprodlený účinek
- základem pro kontrolu jsou plány vypracované v plánovacím období
- nezkušení manažeři mohou špatně využívat kontrolní funkci jako nástroj k prosazení své moci; podřízení pak mohou chápat manažera jako diktátora a bezohledného člověka
- kontrola v první řadě musí zajistit úspěch projektu a manažer by měl k tomu přizpůsobit i svoje jednání; kontrola obsahuje tyto prvky:
- plán – přehled sestavených plánů pro dosažení určitého cíle
- zjištění stavu – určení průběžné úrovně výsledků
- porovnání – porovnání měřeného aktuálního stavu a plánovaného stavu v dané době kontroly
- ohodnocení – identifikace význačných odchylek od plánovaného stavu
- nové plánování – rozhodnutí o opravných činnostech, které dosavadní stav přivedou k dříve plánované úrovni
- opravné akce – uskutečnění opravných akcí, o který bylo rozhodnuto
- na každém projektu se využije mnoho znalostí a dovedností obecného řízení
11. Fáze projektu a životní cyklus projektu, typický životní cyklus
- aby se zajistilo lepší řízení a kontrola a správné napojení průběžných operací projektu, rozdělují každý projekt do několika projektových fází
- projektové fáze tvoří dohromady životní cyklus projektu
- projektové fáze:
- každá projektová fáze představuje jeden nebo více určitých uzavřených celku
- cílem projektové fáze jsou určité, hmatatelné pracovní výsledky snadno kontrolovatelné, např. studie proveditelnosti, výroba prototypu
- zakončení projektové fáze se obyčejně vyznačuje kontrolou projektových výkonů, aby se určilo, zda projekt bude pokračovat další fází nebo se objevily a efektivně korigovaly odchylky, např. v nákladech
- životní cykly:
- projektový životní cyklus je určen začátkem a koncem projektu
- např. když organizace rozpozná příležitost, obvykle vypracuje studii proveditelnosti, aby se rozhodla, má-li projekt podniknout
- podle definice projekt. životního cyklu může být studie proveditelnosti první fází projektu nebo odděleným, samostatným projektem
- činnosti předcházející fáze musí být obvykle zakončeny dříve, než-li začne fáze následující
- někdy ale může následující fáze začít dříve, než-li skončí předcházející – překrývání fází
- životní cyklus projektu obyčejně definuje:
- jaká činnost se má vykonat v každé fázi
- kdo v které fázi pracuje
- společné rysy:
- náklady a počet pracovníků – na začátku jsou nízké, pak rostou, obyčejně uprostřed fáze mají maximum a prudce klesají, jde-li projekt k závěru
- na začátku projektu je pravděpodobnost úspěšného zakončení projektu nízká a riziko a nejistota vysoké, pravděpodobnost úspěšného zakončení progresivně roste v průběhu projektu
- schopnost účastníků projektu ovlivnit konečné charakteristiky výsledného produktu a konečné náklady je největší na začátku a progresivně se snižuje v průběhu projektu
- nadšení účastníků projektu bývá na začátku veliké a postupně se vytrácí s nutností překonávat množství překážek
- musíme rozlišovat mezi životním cyklem projektu a životním cyklem výrobku
- mnoho životních cyklů projektů má názvy projektových fází podobné názvům jejich produktů
- většina životních cyklů obsahuje čtyři až pět fází, ale mohou být i s devíti i více
- subprojekty v rámci projektů mohou mít své vlastní životní cykly
- vývoj nového výrobku – obsahuje řadu fází a milníků
- určení potřeby nového výrobku
- zkoumání koncepce a její definice – končí odsouhlasením prototypu nebo modelu
- prezentace prototypu a hodnocení – končí odsouhlasením vývoje
- inženýring a výrobní dokumentace – končí odsouhlasením výroby
- zavedení výroby a výroba – překrývá se s následujícím využitím a servisem
- stavební projekt
- proveditelnost – formulace cílů projektu, studie proveditelnosti, strateg. návrh a odsouhlasení
- plánování a návrh – základní návrh, náklady a harmonogram, termíny a podmínky kontraktu
- výstavba – výroba, dodávky, podzemní práce, instalace a testování
- zprovoznění – finální testování a opravy
12. Účastníci projektu
- jsou fyzické osoby nebo organizace, které jsou zapojeny do projektu nebo jejichž zájmy by mohly pozitivně nebo negativně ovlivnit provádění projektu nebo jeho úspěšné dokončení
- projektový řídící tým musí identifikovat všechny účastníky, určit jejich požadavky a očekávání a pak je řídit a ovlivňovat tak, aby byl zajištěn řádný průběh projektu
- základní účastníci projektu
- projektový manažer – osoba zodpovědná za řízení projektu
- zákazník – zadavatel projektu a budoucí uživatel
- provádějící organizace – podnik, jehož zaměstnanci jsou přímo zapojeni do vykonávání projekt. prací
- investor – osoba nebo skupina lidí uvnitř zákaznické nebo provádějící organizace nebo stojící samostatně, kteří zajišťují finanční zdroje v hotovosti nebo v jiné podobě, vhodné pro projekt
- další kategorie členění účastníků
- interní a externí
- vlastníci a akcionáři
- dodavatelé a smluvní organizace
- členové týmu a jejich rodiny
- vládní agentury a mediální produkty
- individuální občané
- dočasné a permanentně lobující organizace a společnost jako taková
- úlohy a odpovědnosti účastníků projektu se mohou překrývat
- rozdíly mezi účastníky projektu se musí vyřešit ku prospěchu zákazníka, což ale neznamená, že potřeby a očekávání ostatních účastníků projektu by měly být opomíjeny
- hledání vhodného řešení těchto konfliktů je jedním z hlavních úkolů projektového řízení
13. Projektové procesy (rozdělení do skupin, vazby mezi procesními skupinami)
- projekty jsou složené z procesů
- proces je série činností přinášejících žádoucí výsledek
- procesy spadají do jedné ze dvou kategorií:
- procesy projektového řízení se týkají popisu a organizace práce na projektu
- produktově orientované procesy se týkají specifikace a tvorby projektového produktu; jsou typicky určeny životním cyklem projektu a odlišují se podle aplikační oblasti
- rozdělení procesů do skupin
- inicializační procesy – identifikují, že projekt nebo jeho fáze má začít a působí při jejich zahájení
- plánovací procesy – jsou činnosti při vypracování reálného pracovního schématu
- výkonné procesy – koordinují lidské a ostatní zdroje tak, by pracovaly dle plánu
- kontrolní procesy – zajišťují, aby se dosáhlo projektových cílů
- závěrečné procesy – formálně i věcně správně uzavírají projekt nebo jeho fázi
- skupiny procesů jsou propojeny prostřednictvím svých výsledků – výsledek nebo výstup jednoho procesu je vstupem pro jiný proces
- během projektu se aktivace procesů, kromě inicializační a závěrečných, opakuje
- skupiny procesů projektového řízení nejsou diskrétní, nejsou to jednorázové události, ale jsou to překrývající se činnosti, které se vyskytují s proměnnou intenzitou v průběhu každé fáze projektu
- uzavření jedné fáze dává popud pro start fáze následující
- opakování inicializačních procesů na začátku každé fáze pomáhá k tomu, aby byl projekt stále soustředěn na své cíle i během dlouhého životního cyklu
- v každé skupině procesů jsou jednotlivé procesy spojeny pomocí svých vstupů a výstupů; každý proces můžeme popsat pomocí následujících pojmů:
- vstupy – dokumenty a dokumentované události, které vstupují do procesu
- nástroje a techniky – mechanizmy, jimiž jsou vstupy transformovány na výstupy
- výstupy – dokumenty nebo dokumentované události, které jsou výsledkem procesu
- inicializační procesy – inicializace působení na organizaci, aby začala další fázi projektu
14. Plánovací procesy
- plánování má obrovský význam pro projekt, vytváří něco, co se ještě nikdy před tím nedělalo
- v této skupině je relativně mnoho procesů, rozsah plánovacích prací by měl být úměrný rozsahu projektu
- plánování není exaktní věda, neboť dva různé týmy mohou vytvořit na stejný projekt velmi odlišné plány
- základní procesy: některé plánovací procesy mají jasné závislosti a jsou prováděny na většině projektů v podstatě ve stejné pořadí
- tyto základní plánovací procesy jsou:
- plánování rozsahu – rozsah projektu jako základ pro budoucí projektová rozhodnutí
- definice rozsahu – rozdělení hlavních projekt. dodávkových komponent do menších
- definice činností – určení činnosti, které musíme vykonat, abychom vyprodukovali projekt. komponenty
- časové návaznosti činností – identifikace a dokumentace závislostí mezi činnostmi
- odhad doby trvání činností – odhad počtu pracovních časových intervalů
- vytvoření časového plánu – harmonogramu – analýza časové posloupnosti a dob trvání činností, požadavků na zdroje
- plánování zdrojů – určení, jaké zdroje a v jakém množství se budou potřebovat k provedení aktivit
- odhad nákladů – určení přibližných nákladů na zdroje potřebné ke komplementaci projekt. aktivit
- vypracování projektového plánu – shromáždění výsledků a sestavení konzistentního a přehledného dokumentu
- okrajové procesy (podpůrné procesy) – i když se vyskytují jen občas, jsou v procesu plánování potřebné a není možné je zařazovat podle subjektivního posouzení; tvoří je:
- plánování jakosti – vyhledání norem jakosti a jak je splnit
- organizační plán – stanovení odpovědnosti a řádu v podávání zpráv o projektu
- sestavení štábu projektu – získat potřebné zdroje a přidělit jim práci na projektu
- plán komunikace – určení komunikačních a informačních potřeb účastníků projektu (kdo potřebuje jakou informaci a jak mu bude dodána)
- identifikace rizika – stanovení, jaká rizika mohou ovlivnit projekt a zdokumentování jejich vlastností
- ocenění rizika – ohodnocení jednotlivých rizik, jejich spolupůsobení z hlediska ovlivnění výstupů
- vypracování reakcí na rizika – určení odstupňovaných kroků pro příležitosti a reakcí na hrozby
- plán obchodních činností – stanovení co a kdy obstarat
- plánování obchodních zdrojů – dokumentace požadavků na poptávkový produkt a identifikace možných zdrojů
15. Výkonné procesy
- výkonné procesy obsahují základní i okrajové procesy, které byly popsány v kapitole Plánovací procesy
- plnění projektového plánu – uskutečňování projekt. plánu vykonáváním jednotlivých činností
- potvrzení rozsahu – formální odsouhlasení projektového rozsahu
- zajištění jakosti – ohodnocení projektových výkonů na jednotném základě, abychom se přesvědčili, že projekt odpovídá normám kvality
- vytvoření týmu – podpora individuálních a týmových dovedností ke zlepšení projektového výkonu
- distribuce informací – zajištění potřebných informací pro účastníky projektu ve správném čase
- obchodní poptávková činnost – získávání vhodných cenových nabídek nebo návrhů na produkty či služby, které se budou kupovat
- výběr obchodních partnerů – zdrojů – výběr mezi potencionálními dodavateli
- kontraktační administrativa – řízení obchodních vazeb na dodavatele
16. Řídící a kontrolní (regulační) procesy
- projektový výkon musí být pravidelně měřen, abychom mohli identifikovat odchylky od plánu
- odchylky jsou vstupem pro regulační procesy v různých okruzích znalostí
- jsou-li zjištěny významné odchylky (např. ty ohrožující cíle podniku) musí být provedeny korekce plánu opakováním příslušných plánovacích procesů
- řídící a kontrolní procesy také často zahrnují preventivní akce, aby se předešlo možným problémům
- skupina regulačních procesů obsahuje základní a podpůrné procesy, popsané v Plánovacích procesech
- obecné řízení změn – koordinace řízení změn během celého projektu
- řízení změn rozsahu projektu
- řízení a kontrola harmonogramu – kontroling změn projektového harmonogramu
- regulace nákladů – kontroling změn projektového rozpočtu
- regulace kvality – sledování určitých projektových výkonů, zda odpovídají kvalitativním normám
- podávání zpráv o výkonech
Žádné komentáře:
Okomentovat