7. Základní pojmy v řízení: Organizování a organizační struktury
- organizace je logické schéma nutných vazeb mezi pracovníky k zajištění společného cíle
- cíl je stanoven v plánovací činnosti
- organizování obsahuje:
- definování všech aktivit, které zajišťují dosažení společného cíle
- seskupování aktivit z hlediska disponibilních lidských i materiálních zdrojů tak, aby je bylo možno co nejlépe vykonávat
- přiřazení manažera ke skupině činností s odpovídající pravomocí a odpovědností
- zajištění vertikálních a horizontálních vazeb pomocí nadřízenosti a podřízenosti a pomocí toku informací
- každá organizační struktura by měla být organizována tak, aby bylo jasné, kdo a jaké úkoly má plnit a komu je za výsledky odpovědný; měla by odstraňovat překážky při provádění činností a vytvářet schéma komunikací a rozhodování na podporu společného cíle celého podniku
- formální organizace je vedením podniku oficiálně schválená organizační struktura x neformální struktura vzniká, když se lidé organizují neoficiálním způsobem k uskutečnění nějakého záměru, který je v souladu s cíli firmy
- organizační jednotka je skupina pracovníků, oddělení nebo vymezená oblast podniku, kde má manažer pravomoc vykonávat určité funkce
- organizační jednotky jsou sestaveny vedle sebe do organizačních úrovní, šířka org. úrovně se nazývá rozpětí řízení; organizační úrovně jsou sestaveny nad sebe
- rozpětí řízení může mít dvě formy:
- úzké – je spojeno s větším počtem organ. úrovní
- široké – podporuje méně organ. úrovní
- šíře rozpětí je přímo úměrná schopnosti manažera zvládnout odborně i manažersky šíři určité činnosti, šíře rozpětí závisí na:
- kompetenci podřízených k vykonávaným úkolům
- účinnosti delegování pravomoci
- dobré komunikaci
- na odborných a řídících schopnostech manažera
- široké rozpětí může být velmi efektivní, neboť navozuje vhodnou atmosféru v podniku – je málo vedoucích; také režijní náklady jsou nižší; z hlediska motivačního jsou pracovníci pro vedoucího lépe identifikovatelní; je možný větší profesionální růst; tato struktura je ekonomičtější
- systémy organizací
- projektově orientované organizace – ty organizace, jejichž základní operace souvisí s projektem
- organ., jejichž obrat v podstatě pochází z uskutečňování projektů pro jiné podniky
- organ., které přijaly řízení pomocí projektů
- neprojektově orientované organizace – výrobní podniky, finanční organ., atd. – jen výjimečně mají řídící systém, který účinně podporuje projektové požadavky
- struktura organizace vykonávající projekt musí vyřešit podmínky, za kterých jsou zdroje optimálně použitelné pro projekt
- klasická funkční organizace – je to struktura, kde každý pracovník má jednoho jasného nadřízeného; funkční organ. se mohou zabývat projekty, ale rozsah projektu je limitován hranicemi funkčního oddělení
- výhody – respektuje princip pracovní specializace, zajišťuje jistotu a prestiž základním fcím podniku, tyto fce jsou zabezpečovány vrcholnými manažery a jsou jimi také kontrolovány
- nevýhody – je to, že globální cíle podniku nejsou pro všechny zaměstnance stejně zřejmé, vznikají přehrady mezi funkčními organ. jednotkami a vázne spolupráce
- projektová organizace – členové projektového týmu jsou obyčejně soustředěni do jednoho místa; většina pracovníků organ. je zapojena do projektových prací a projektoví manažeři mají značnou nezávislost a autoritu
- výhody – dává členům pracovního kolektivu pocit ztotožnění se s cíli projektu
- nedostatek – v tom, že projektové skupiny jsou vytvořeny jako zcela samostatné bez požadavku na sdílení zdrojů nebo personálu jiných funkčních oddělení
- projektové skupiny jsou vytvářeny za účelem plnění specifické úlohy
- projektová organ. vzniká nejméně dvěma způsoby:
- 1. způsob – uplatňuje se především při realizaci velkých projektů, zejména v investiční výstavbě; vzniká dočasná organizace odborníků, kteří byli povoláni k realizace nějakého velkého projektu
- výhody – kompetence jednotlivých útvarů jsou jasně vymezeny, přesná specifikace činností a odpovědnosti za jejich provedení; dalšími faktory jsou čas a náklady; po skončení projektu se projektová organizace rozpadá
- 2. způsob – je použit při realizaci nějakého již existujícího projektu (např. výrobní organ. s vlastním řídícím aparátem); příslušní odborníci jsou vyčleněni z podřízenosti svých vedoucích a plně podřízeni ustanovenému řediteli projektu
- nevýhody – nevýhoda se jeví v oblasti interpersonálních vztahů
- výhody – členové projekt. týmu jsou odborníci obeznámení se situací podniku; ředitel, místo rutinní práce v organizaci, vyžaduje tvůrčí řešení projektových úkolů; řada pracovníků projekt. týmu je zainte-resována na co nejlepším splnění úkolů
- maticové organizace jsou směsí funkčních a projektových vlastností
- slabé maticové struktury mají mnoho vlastností funkčních organ. a úloha projektového manažera je spíše koordi-nační a předávací, než-li řídící
- silní maticové strukturu mají mnoho vlastností projektových organizací – projektové manažery s odpovídající autoritou a s projektovými pracovníky na plný úvazek
- maticová organizace:
- přednosti:
- ujasnění cílů (cíle jsou společně sdíleny a řešeny ve více odděleních)
- efektivní využití zdrojů (alokace zdrojů podniku je průhlednější)
- volný tok informací (neboť oddělení spoluprací a nekonkurují si, nic nebrání toku informací)
- podpora vzájemných kontaktů (společná odpovědnost za projekt vytváří atmosféru funkční kompatibility
- vysoká morálka (úspěch dosažený na jednom projektu motivuje pracovníky ke spolupráci na dalších)
- mobilita pracovníků (vícenásobná odpovědnost za projekt dovoluje, aby pracovníci byli využiti i pro jiné funkční aktivity
- nevýhody:
- několik šéfů (největší nevýhodou matic. struktury je fakt, že pracovník za svou činnost odpovídá dvěma šéfům)
- nepřehlednost struktury (mohou nastat těžkosti s ohledem na sledování a kontrolování aktivity personálu
- režijní náklady (při dublování cesty povelů maticová struktura vede ke zvýšení režijních nákladů)
- projektové priority (vícenásobná odpovědnost je podstatou matic. struktury, může být problém s prioritou odpovědnosti velice nepříjemný)
- strategické obchodní jednotky jsou samostatné útvary, které se zabývají určitým výrobkem nebo výrobkovou řadou; o tento výrobek se kompletně starají od vývoje až po propagaci a prodej
- byly zavedeny proto, aby byla jistota, že je každému důležitému výrobku nebo výrobkové řadě věnována stejná pozornost, jakoby společnost vyráběla jen jeden výrobek
8. Základní pojmy v řízení: Personální zajištění, vedení lidí
- výběr pracovního personálu je proces získávání požadovaných pracovníků a přidělení jim příslušných funkcích podle organizačního schématu, které bylo vytvořeno pro splnění cíle podniku
- výběr pracovníků představuje následující činnosti:
- nábor – identifikace a ocenění kvalifikovaných kandidátů
- výběr – výběr nejvhodnějších kandidátů na jednotlivé funkce za odpovídající odměnu
- umístění – vybraných kandidátů na odpovídající pracovní místa
- zaučení – příprava dovedností zaměstnanců pro požadavky nového zaměstnání
- nejdůležitějším zdrojem každého podniku je člověk – vzdělaný v oboru, ve kterém působí
- každé technické vzdělání bez základů teorie managementu je neúplné
- vedení a řízeni
- měli bychom rozlišovat mezi vedením a řízením a je třeba využít obojího
- řízení je neustálé dosahování takových výsledků, které jsou v souladu se stanovenými cíli, které u projektu jeho účastníci očekávají
- vedení zahrnuje:
- stanovení směru – stanovení jak vize, tak i strategie uskutečňování změn, které vedou k dosažení této vize
- manipulace s lidmi – přiblížit vizi všem těm, kteří by měli spolupracovat na uskutečnění této vize
- monitorování a inspirování – pomoci lidem najít energii k překonání bariér, bránícím změnám
- základní funkcí vedení je řízení pracovního kolektivu; vedení vyžaduje zkušeného a obratného pracovníka, který umí jednat s podřízenými, s:
- dobrými komunikačními schopnostmi
- motivačními technikami
- vedení obsahuje tyto složky
- přístup k podřízeným (rozvoj metod přístupu k podřízeným na různých úrovních)
- dohled (sledování, vedení a posuzování každodenní činnosti podřízených)
- delegování pravomoci (postoupení pravomoci podřízenému k vykonávání určité funkce)
- motivace (využití morálních vlastností a zájmu podřízených ke zvýšení výkonnosti)
- pochopení (porozumění požadavkům, motivům a cítěním podřízených a porozumění pro jejich reakce)
- být k dosažení (vedoucí by měl být „kdykoli“ k dosažení pro své podřízené pracovníky)
- úspěšný průběh projektů vyžaduje disciplinovaný přístup a používání jak konvenčních řídících metod a technik, tak i jiných inovační přístupů
- mnoho projektů bylo odsouzeno k nezdaru a to hlavně proto, že byly ignorovány složité organizační a lidské faktory, které se uplatňují při zavádění složitých systémů
- úspěch a nezdar závisí na úrovni komunikace, kooperace a koordinace
9. Princip „3 C“, vyjednávání, řešení problémů
- princip 3C stanoví, že řízení projektů se neobejde bez použití tří řídící faktorů
- komunikace (communication)
- kooperace (cooperation)
- koordinace (coordination)
Komunikace
- komunikace obsahuje výměnu informací
- ten, kdo informaci vydává, je odpovědný za to, že je informace jasná, jednoznačná, je kompletní, aby ji příjemce byl schopen správně pochopit
- komunikace má mnoho podob:
- písemná a ústní, naslouchání a mluvení
- interní (v rámci projektu) a externí (k zákazníkovi, k médiím, k veřejnosti atd.)
- formální (zprávy, tiskové besedy) a neformální (poznámky, konverzace)
- vertikální (nahoru a dolů přes jednotlivé organ. úrovně) a horizontální (mezi spolupracovníky)
- komunikační dovednost obecného managementu je podobná komunikačnímu managementu projektu, ale není s ním shodná
- komunikace je širší pojem a zahrnuje vazby:
- modely vysílač-přijímač – zpětná vazba, komunikační bariéry
- výběr média – kdy komunikovat v písemné formě, kdy ústně, kdy formální zprávu, kdy neformální
- písemný styl – používání činného a trpného slovesného rodu, struktura vět, výběr slov
- prezenční techniky – stavba jazyka, použití vizuálních prostředků
- techniky řízení schůzí – příprava agendy
- řízení projektové komunikace je aplikace těchto koncepcí na specifické potřeby projektu; například rozhodnout, jak, kdy, jakou formou a komu podat zprávu o stavu projektu
- všichni, kteří pracují na projektu by měli být včas informováni o:
- o tom co se plánuje
- jaké jsou plánované termíny
- jak je projekt organizován
- kdo je za projekt odpovědný
- proč je projekt potřebný
- jaký je rozsah projektu
- jaké jsou možné alternativy projektu
- kdo bude postižen při neúspěchu projektu
- možný negativní dopad projektu
Kooperace
- lidé také musí spolupracovat
- určení a vysvětlení následujících bodů pomůže vyhledat a upevnit kooperaci:
- jaké činnosti je třeba kooperovat
- jaký časový úsek kooperace zahrnuje
- prospěšnost spolupráce
- vliv spolupráce na organizační strukturu
- důsledek nedostatku spolupráce
- jedna z prvních úloh projektu je ohodnocení zdrojů, které jsou potřebné pro projekt
- spolupráci musíme hledat v příslušných kruzích s respektováním požadavků na personál, zařízení a čas; množství a kapacita každého typu zdroje musí být jasně definována a dokumentována
Koordinace
- vhodným doplněním komunikačních a kooperačních funkcí řízení práce projektového týmu
- koordinace zlepšuje harmonickou organizaci projektových prací; k tomu velice pomáhá vypracování návrhu odpovědnosti
- stanovení odpovědnosti je důležitým momentem, kterým se vyhneme pozdějším nepříjemnostem při neúspěchu a hledání viny
- musíme při stanovení odpovědnosti umět odpovědět na otázky:
- kdo co má udělat?
- kdo je zodpovědný za jaké výsledky?
- kdo má koho informovat a o čem?
- pro co je třeba čí souhlas?
- jaká podpora, od koho a pro jakou činnost?
- pojem odpovědnosti v projektovém řízení je širší a obsahuje několik významů, které se liší stupněm obsaž. odpovědnosti:
- odpovědnost ve vlastním významu slova
- schvalovací odpovědnost
- povinnost konzultace
- povinnost informace
- podpora
Jednání
- zahrnuje vedení rozhovoru s ostatními, aby se dosáhlo shody nebo souhlasu
- souhlas může být vyjednán přímo nebo za asistence; zprostředkování a smírčí řízení jsou dva typy jednání za asistence
- v průběhu typického projektu musí být projektovým štábem projednáno:
- rozsah, náklady a časové termíny
- změny v rozsahu, nákladech a časových termínech
- podmínky a termíny kontraktů
- určení úkolů
- zdroje
Řešení problémů
- je kombinací definování problémů a rozhodování
- definice problému musí rozlišovat příčiny a symptomy problému; správná definice problému usnadňuje jeho řešení
- problémy mohou být interní, externí (např. stavební povolení je úřadem oddalováno), technické (různé názory na nejlepší způsob provedení), manažerské (skupina pracovníků nepracuje dle plánu) a interpersonální (personální konflikty nebo střety různých stylů vedení lidí)
- rozhodování zahrnuje analýzu problému, která umožňuje identifikovat životaschopná řešení a pak provést mezi nimi výběr; když už je rozhodnuto, musí se rozhodnutí vykonat; rozhodnutí má časový faktor
- ovlivňování organ. zahrnuje schopnost „dát věci do pohybu“
Žádné komentáře:
Okomentovat