Smlouva se v popisované metodě uzavírá nejprve na úvodní studii, a to s prvními dvěma uchazeči vybranými v předchozí fázi (třetí uchazeč je náhradníkem). Cílem úvodní studie je na základě podrobnější analýzy podniku a jeho potřeb detailizovat předchozí nabídku tak, aby navrhované řešení při respektování omezujících podmínek (např. čas, finance, maximální využití dosavadních IT) optimálně naplňovalo požadavky podniku. Součástí úvodní studie je vytvoření a ověření prototypu a návrh smlouvy na celou dodávku. Cílem prototypu je ověřit, do jaké míry nabízený TASW splňuje klíčové požadavky podniku. Úvodní studie jsou hrazeny zadavatelem. Součástí smlouvy kromě formálních podmínek musí být také definovaná cena produktu a platební podmínky. Ve smlouvě musíme dále ošetřit nejen vlastní řešení systému včetně dodávky dokumentace a různých druhů školení, ale i jeho uvedení do provozu, předání provozovateli a zejména účast řešitele na údržbě a dalším rozvoji systému. Dále stanovení základních milníků a služeb během implementace a po implementaci.
Tento postup i při vyšších nákladech v této fázi výrazně snižuje rizika chybné volby dodavatele (dodavatel komponenty, resp. systémový integrátor není vybrán pouze na základě informací, které sám o sobě předložil, resp. na základě informací z referenčních zakázek, ale též na základě výsledků své činnosti pro zadavatele).
9. Vyhodnocení úvodních studií a podpis smlouvy s vítězem soutěže
Podle obdobných pravidel a soustavy kritérií jako v případě hodnocení nabídek, referenčních instalací a prezentací se v této etapě hodnotí zpracované úvodní studie, prototypy a návrhy smluv. Tato fáze končí vyjasněním a uzavřením smlouvy s vítězným uchazečem. V případě, že nedojde k uzavření smlouvy s vybraným uchazečem, vyzve zadavatel k uzavření smlouvy druhého uchazeče v pořadí. Když nedojde k uzavření smlouvy ani s druhým uchazečem, vyzve třetího uchazeče v pořadí. Nepodaří-li se smlouvu uzavřít ani s jedním uchazečem, zadavatel soutěž zruší.
10. Činnosti po uzavření smlouvy
Požadovaný rozsah a pravidla kooperace zákazníka s dodavatelem musí být součástí nabídky a dále uzavřené smlouvy. Podstatnou součástí smlouvy musí být i způsob řízení celého projektu a specifikace kontrolních bodů a předávacích, kontrolních a změnových procedur. Určený supervizor projektu (pracovník zákazníka nebo externí konzultační firma) pak sleduje dodržování termínů, kvality řešení, adekvátnosti použitých prostředků (technických i softwarových), progresivitu použitých technologií, ekonomické charakteristiky řešeni apod.
Žádné komentáře:
Okomentovat