Vždy se vyplatí zorganizovat výběrové řízení. Samozřejmě to není nutné a už vůbec není nutné postupovat podle předpisů pro některou definovanou formu soutěže (pokud to není přání majitele nebo povinnost ze zákona), ale při vhodně zvolených požadavcích se výrazně zkvalitní portfolio dodavatelů a omezí se irelevantní nabídky. To platí především pro střední firmy, které uvažují o náročnějším systému. Střední firma by také měla hledat seriózního partnera (tedy externí kapacity) pro implementaci. Pokud směřujete spíše ke krabicovému software, je možným krokem některý počítačový časopis, ve kterém je zveřejněn seznam těchto produktů. Ale pravděpodobně bude v takovém případě mnohem výhodnější obrátit se na někoho zkušeného. Neměl by to být ovšem kamarád, který má "podobnou" firmu. Nejvhodnější je váš daňový poradce (pokud se této problematice věnuje) nebo účetní firma (taková, která poskytuje outsourcing metodiky). Nebo se s cílenou žádostí o nabídku (včetně dotazníku) obrátíte na dodavatele vytipovaných systémů. V takovém případě ovšem hrozí nebezpečí, že se některý zajímavý produkt nedostane do výběru.
Tak jako tak máte seznam produktů, které připadají v úvahu. U výběrového řízení nabízející vyplní dotazník, u vlastního výběru to musíte udělat sami - jak který produkt splňuje požadavky. Ovšem pokud vyplňuje dotazník dodavatel, je pravděpodobné, že ne všem požadavkům rozumí stejně jako zadavatel, proto je dobré si upřesnit, jak pochopil ty, které považujete za důležité. Všechny požadavky by předem měly být zařazeny do kategorií (kritický, významný a nepodstatný). Kategoriím bude nastavena jejich váha pro výpočet výsledků. Buďte přísní - když máte pochybnost o tom, zda systém doopravdy dokonale plní ten který požadavek, považujte jej za nesplněný. Nabídku, která nesplňuje některý z kritických požadavků, vyřaďte. Po vyřazování by vám měla zbýt alespoň polovina nabídek, jinak máte požadavky příliš náročné, pokud nikoho nevyřadíte, máte je pravděpodobně nedostatečné.
Vyhodnocení dotazníků by mělo poskytnout míru splnění požadavků - měla by dosáhnout zhruba 60-80 %. Měly by být vyloučeny podprůměrné nabídky a u nadprůměrných vyhodnocen poměr mezi odchylkou ceny a odchylkou míry uspokojení potřeb (konkrétní způsob vyhodnocení je definován v používané metodice a měl by umožnit zahrnout právě i ty méně konkrétní faktory jako je úroveň rizika a ochrana investic, popř. škála přijatelnosti cenových odchylek).
Žádné komentáře:
Okomentovat